Data Management เรื่องที่คนทำธุรกิจต้องทำความเข้าใจ

ในยุคนี้สิ่งที่เรียกกันว่า Data หรือข้อมูลนั้นเป็นอะไรที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับการทำธุรกิจ ยิ่งคุณทำความรู้จักกับ Data ได้ลึกมากเท่าไหร่มันก็ยิ่งจะสร้างประโยชน์ให้กับธุรกิจคุณมากเท่านั้น ซึ่งสิ่งที่จะช่วยได้มากเลยก็คือคุณต้องทำ Data Management หรือการจัดการข้อมูล มันคืออะไร มีประโยชน์กับคนทำธุรกิจได้อย่างไร ก่อนจะไปดูคำตอบ บางคนอาจจะยังไม่รู้ว่า Data มันคืออะไร เดี๋ยวเราจะอธิบายให้ฟังแบบคร่าว ๆ นะ

‘Data’ มันคือข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงที่ยังไม่ผ่านการจัดกลุ่มหรือตีความ ไม่ว่าจะเป็นตัวอักษร ข้อความ ตัวเลข จำนวน สัญลักษณ์ รูปภาพ เสียง โดยทั่วไปเราจะเรียกกันว่าข้อมูลดิบ เพราะเป็นเพียงข้อมูลที่ยังไม่ได้ถูกนำไปใช้ประโยชน์ ยังไม่มีจุดประสงค์และความหมายที่เฉพาะเจาะจง และก่อนจะไปถึงขั้นตอน Data Management จะต้องมีการแบ่งชนิดของ Data ก่อน โดยจะแบ่งเป็น 2 กลุ่มใหญ่คือ ข้อมูลเชิงคุณภาพและข้อมูลเชิงปริมาณ ซึ่งเมื่อแบ่งแล้วก็จะถูกนำไปแบ่งแยกย่อยเป็น 4 ชนิดคือ

1. ข้อมูลเชิงคุณภาพ 

แบ่งแยกย่อยไปอีกคือข้อมูลเชิงคุณภาพชนิดที่ไม่สามารถจัดเรียงได้ตามธรรมชาติ และข้อมูลเชิงคุณภาพที่สามารถจัดเรียงได้ตามธรรมชาติ

2. ข้อมูลเชิงปริมาณ

แบ่งแยกย่อยไปอีกคือข้อมูลเชิงปริมาณที่เป็นจำนวน และข้อมูลเชิงปริมาณที่มีค่าต่อเนื่อง

Data Management คืออะไร ?

 

Data Management หรือ การจัดการข้อมูล คือการควบคุมข้อมูล การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล การเก็บรักษา ไปจนถึงการทำลายข้อมูลตามวงจรชีวิตของข้อมูล ซึ่งจะเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลขององค์กร สามารถนำออกมาใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด นอกจากนี้ ยังครอบคลุมไปถึงการวางแผนการใช้ข้อมูล การตรวจสอบ ประมวลผลและส่งมอบข้อมูลให้เกิดประโยชน์กับบริษัท โดยการจะทำ ต้องมีองค์ประกอบเหล่านี้

มีซอฟต์แวร์หรือจ้างบริษัทดูแลการจัดการข้อมูล

เนื่องจากองค์กรต้องใช้ข้อมูลจากหน่วยต่าง ๆ มาทำความเข้าใจสถานการณ์และวางแผน ซึ่งเป็นข้อมูลที่มีจำนวนมากที่จะต้องวิเคราะห์เลยจำเป็นที่จะต้องมีซอฟต์แวร์หรือจ้างบริษัทมาทำ Data Management ซึ่งซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการข้อมูลก็มีให้เลือกมากมายตามวัตถุประสงค์ นอกจากจะช่วยจัดการข้อมูลแล้ว ยังมีการประมวลผลและวิเคราะห์ออกมาเป็นรายงานได้ทันทีด้วย

วางแผนทำ ในองค์กร

มีซอฟต์แวร์ทำ Data Management องค์กรก็ต้องวางแผนการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ เช่น จะเลือกใช้ระบบจัดการข้อมูลไหนกับหน่วยงานอะไร จัดเก็บข้อมูลไว้ที่ระบบไหน ต้องเก็บข้อมูลอะไรบ้าง มีปัจจัยอะไรบ้างที่ควรจะเก็บหรือทำลายข้อมูล ตลอดจนการมอบสิทธิ์และบทบาทในการเข้าถึงและใช้ข้อมูลในองค์กร

ป้องกันและรักษาความปลอดภัย

ความปลอดภัยของข้อมูลนั้นสำคัญยิ่งกว่าอะไร องค์กรจึงต้องป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล เพื่อรักษาผลประโยชน์และปกป้องสิทธิ์ในการเข้าถึง ตั้งแต่การเลือกใช้ระบบจัดการข้อมูลที่ต้องคำนึงถึงระบบรักษาความปลอดภัยจะได้ไม่ต้องกังวลกับการถูกคุกคามความปลอดภัยจากโลกไซเบอร์ และควรจัดตั้งหน่วยงานสำหรับดูแลเรื่องนี้โดยเฉพาะ

มอบหมายบทบาทและแยกประเภทข้อมูล

การจำกัดสิทธิ์และมอบหมายบทบาทการเข้าถึงและการใช้ข้อมูลให้กับพนักงานเพื่อควบคุมการเข้าถึงและความปลอดภัยของข้อมูล 

สร้างความรู้ความเข้าใจให้คนในองค์กร

สุดท้ายองค์กรต้องสร้างความรู้ความเข้าใจให้กับพนักงานว่าจะจัดการข้อมูลอย่างไร และต้องมอบหมายหน้าที่ในการจัดการข้อมูลให้กับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องว่าแต่ละคนจะต้องทำอะไรบ้างกับข้อมูลอะไรบ้าง

Data Management มีประโยชน์อย่างไรกับคนในองค์กร

 

ลดความเสี่ยงการเกิดข้อผิดพลาด

องค์กรที่ทำ Data Management จะช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด ความเสียหายที่เกิดข้อมูลทำให้ได้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เพราะข้อมูลที่ดีนั้นเกิดจากการมีการจัดการข้อมูลที่ดี เมื่อองค์กรใช้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพเพียงพอมาช่วยในการวางแผนและตัดสินใจก็ยิ่งส่งผลดีให้กับองค์กรได้มากกว่าการมีการจัดการข้อมูลที่แย่ ไม่รัดกุมที่อาจมีข้อมูลที่ผิดพลาด 

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้องค์กร

ถ้ามีการอัปเดตข้อมูลอยู่เสมอและมีการ Data Management ที่ดีจะช่วยให้พนักงานในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและคุ้นเคยกับมัน และยังช่วยลดเวลาในการฝึกพนักงานใหม่ เนื่องจากการเข้าถึงข้อมูลนั้นสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

ปรับปรุงคุณภาพของข้อมูล

การ Data Management ที่ดีจะช่วยในด้านการปรับปรุงคุณภาพของข้อมูลและการเข้าถึงข้อมูลได้ เพราะการเข้าถึงข้อมูลขององค์กรที่ดีขึ้นและเร็วขึ้นจะส่งผลให้การดำเนินธุรกิจนั้นเป็นไปอย่างราบรื่น แถมยังช่วยให้มีการตัดสินใจที่ดีขึ้น ลดความซ้ำซ้อนและการกระจายของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้ในขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วย

เข้าใจลูกค้ามากขึ้น

หากองค์กรมีข้อมูลเชิงลึกที่อาจจะช่วยทำให้คุณได้เข้าใจและรู้จักลูกค้าของตัวเองดีขึ้นมันก็ย่อมส่งผลให้สามารถปรับปรุงและพัฒนาการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าได้ เช่น การใช้ระบบ CRM เพื่อดูความสนใจของลูกค้า หรือการมีหน้าต่างข้อมูลที่ทำให้พนักงานในองค์กรรู้จักลูกค้าในหน้าเดียว การใช้ระบบ EHR ในโรงพยาบาลที่ทำให้แพทย์ไม่ต้องดูข้อมูลผู้ป่วยซ้ำ ๆ ก็จะช่วยให้บริการนั้นรวดเร็วมากขึ้นนั่นเอง