เคล็ดลับจัดงาน Event ให้ดึงดูดและดูน่าสนใจ

สำหรับการทำการตลาด การจัดงาน Event ถือเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญที่แบรนด์ควรใส่ใจมาก ๆ เพราะการนั้นให้ประโยชน์มากมายกับแบรนด์ ไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้อย่างทั่วถึง สร้างการมีปฎิสัมพันธ์ที่ดีระหว่างแบรนด์กับผู้บริโภค สร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้บริโภค เพิ่มยอดขายและอีกมากมาย ไม่แปลกที่หลายแบรนด์ชอบจัดงาน Event อยู่บ่อยครั้ง 

ซึ่งจุดประสงค์ของการจัดของแบรนด์ก็คืออยากให้ผู้บริโภคเข้าร่วมงานให้ได้มากที่สุด รวมถึงการทำให้ผู้เข้าชมรู้สึกสนุกหรือไม่เบื่อตลอดช่วงเวลาที่อยู่ในงาน Event ด้วย วันนี้ดิจิมัสเกตเทียส์มีเคล็ด (ไม่) ลับของการจัดอย่างไรให้ดึงดูดความสนใจของกลุ่มเป้าหมายได้มากที่สุดมาฝาก ไปอ่านคำตอบพร้อมกันเลย ทำตามได้ไม่ยากแน่นอน

 

งาน Event คืออะไร ?

 

งานอีเว้นท์ คือ การจัดงาน กิจกรรมต่าง ๆ ของแบรนด์เพื่อการตลาด ทุกวันนี้ถ้าสังเกตดี ๆ รอบตัวคุณมักจะเห็นหลายแบรนด์จัดงานอีเว้นท์เยอะแยะไปหมด เช่น งาน Event โปรโมตสินค้าใหม่ คอนเสิร์ต งานการกุศล งานสังสรรค์ งานมหกรรมตามห้างและอีกมากมาย ซึ่งงาน Event ก็มีหลายขนาด ตั้งแต่เล็กสุดไปจนถึงใหญ่ระดับโลก โดยกระบวนการทำงานจะไม่แตกต่างกันมาก ที่ต่างจะเป็นพื้นที่ องค์ประกอบและจำนวนคนที่มาร่วมงาน

ปัจจุบันมีทีมที่รับจัดงานอีเว้นท์อยู่มากมาย โดยทำหน้าที่รับผิดชอบในส่วนของการคิดรูปแบบงานให้เหมาะกับแบรนด์และตรงความสนใจผู้บริโภคในช่วงนั้น เริ่มตั้งแต่การจัดกระบวนการงาน Event ทั้งหมด ขั้นตอนการวางแผนไปจนถึงงานวันจริงและการประเมินผลหลังการเข้าร่วมกิจกรรม ส่วนทริคการจัดงาน Event ให้น่าสนใจ ทำได้อย่างไรบ้างไปดูหัวข้อถัดไปได้เลย

 

ทริคการจัดงาน Event ให้น่าสนใจ

1. จุดประสงค์ของการจัดงาน Event คืออะไร

ก่อนที่จะเข้าสู่กระบวรวางแผนของการจัดงาน คือต้องรู้ก่อนว่าจุดประสงค์ของงาน Event นี้คืออะไร ? ซึ่งจะมาจากการสอบถามทางแบรนด์ เพราะมันจะนำไปสู่การวางแผน คิดไอเดียการจัดงาน Event อย่างไรให้ตอบโจทย์กับจุดประสงค์ที่ต้องการ และยังต้องตรงใจผู้บริโภคที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย

2. ใส่ใจกับขั้นตอนการวางแผน

ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ต้องใช้สมองในการช่วยกันคิดมากที่สุด มันจึงเป็นส่วนที่ทุกคนในทีมต้องใส่ใจในทุกขั้นตอนในการจัดงาน Event  ซึ่งนักจัดงานที่ดีก็ควรจะวางแผนและเขียนออกมาเพื่อทบทวนสิ่งที่อาจตกหล่นไปและสามารถส่งต่อไปยังทีมอื่นได้อย่างเข้าใจตรงกัน

3. ตั้งงบประมาณแบบเผื่อขาด

การจัดงาน Event แต่ละครั้ง อาจมีงบประมาณที่บานปลายจากหลายปัจจัย ดังนั้นจึงควรมีเงินก้อนไว้สำหรับค่าใช้จ่ายฉุกเฉินนอกเหนือจากงบที่ตั้งไว้อยู่แล้ว เช่น หากจัดงาน Event ในสถานที่โล่งแจ้งแล้ววันงานจริงฝนเกิดตกขึ้นมาก็ต้องมีงบไปจ่ายค่าสถานที่สำรองไว้

4. ลงดีเทลให้ลึกในแต่ละขั้นตอน

การมีงาน Event ที่ดี ทีมผู้จัดต้องมีการใส่ใจลงดีเทลลึกในเรื่องรายละเอียดต่าง ๆ อย่างแม่นยำ ตั้งแต่ขั้นตอนแรกไปจนถึงหลังประเมินงานหลังจบ รายละเอียด ความรู้สึกต่าง ๆ ที่ผู้เข้าร่วมงานจะได้รับ แต่ละโซนเป็นอย่างไร มีกิจกรรมอะไรบ้าง

5. มีแผนสำรองเสมอ

การวางแผนในการจัดงาน Event ที่ดี คือการมีแผนสำรองเสมอ เช่น หากเกิดปัญหาบางอย่างขึ้นในการจัดงาน Event  เราจะแก้ไขอย่างไร ต้องมีแผนสำรองในทุกขั้นตอน เผื่อมีปัญหาหน้างานขึ้นมาจะได้แก้ไขได้ทันที ไม่ได้เกิดปัญหาค้างคา

6. รู้จักกลุ่มเป้าหมายจริง

สิ่งที่คนทำงาน Event ต้องการมากที่สุดคือการทำให้กลุ่มเป้าหมายมาเข้าร่วมงานให้ได้มากที่สุด ดังนั้นผู้จัดต้องทำการบ้านศึกษากลุ่มเป้าหมายให้รู้ลึกและรู้จริง พวกเขาชอบอะไร ไม่ชอบอะไร สนใจในสิ่งไหนในช่วงเวลานั้น ภาษาในการสื่อสารต้องเป็นแบบไหน เพราะหากทำได้ถูกใจกลุ่มเป้าหมายก็ทำให้การจัดงาน Event ในครั้งนั้นประสบความสำเร็จนั่นเอง

7. อย่าลืมใส่ใจงานบริการ

การบริการก็เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม หากมีการจ้างคนข้างนอกมาเป็นพนักงานบริการในงาน Event  ควรมีการอบรมให้เรียบร้อย ต้องมีบริการที่ดีตลอดงานไม่ว่าจะกับลูกค้า แขกในงาน ศิลปินหรือทุก ๆ คน การพยายามเข้าไปช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหา สิ่งนี้จะช่วยสร้างความประทับใจในแบรนด์ได้เป็นอย่างดีเลย

8. มีกิมมิคใหม่ไม่ซ้ำซาก

หากคุณมีแพลนที่จะจัดงาน Event ติดกันหลายวัน อาจจะต้องมีกิมมิคใหม่ ๆ มาเพื่อไม่ให้ผู้เข้าชมรู้สึกว่ามันซ้ำซาก ยิ่งมีหลายวันคนก็จะเริ่มน้อยลงเรื่อน ๆ คนที่เคยมาเดินแล้วก็จะรู้ว่าภายในงานมีอะไรบ้างก็ไม่จำเป็นต้องมาอีก เพราะเห็นหมดแล้ว การเปลี่ยนแปลงเนื้อหา หรือเพิ่มกิมมิคต่าง ๆ ภายในงาน Event จะช่วยให้ผู้คนรู้สึกไม่เบื่อ อยากมาหลายวัน เพราะมาแต่ละวันก็เจออะไรใหม่อยู่ตลอด

9. เช็กความเรียบร้อยก่อนหน้างาน 24 ชั่วโมง

การตรวจสอบความเรียบร้อยก่อนหน้างานเป็นสิ่งที่ควรทำมาก ๆ อย่างน้อย 24 ชั่วโมง หรือ 1 วัน เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้และดำเนินการแก้ไขได้ทัน เพื่อให้งาน Event นั้นออกมาสมบูรณ์แบบมากที่สุด

10. Well-Known Speaker

อีกส่วนที่จะช่วยดึงดูดให้งาน Event น่าสนใจได้ก็คือการมี Speaker หรือผู้บรรยาย หากผู้เข้าร่วมงานได้รู้ว่ามีคนมาบรรยาย และจะยิ่งดีหากผู้บรรยายมีชื่อเสียงจะทำให้คนอยากเข้าร่วมงาน Event มากขึ้น แถมยังมีกลุ่มแฟนคลับของผู้บรรยายมาร่วมงานอีกด้วยนะ

11. มี PhotoBooth เพิ่มสีสันในงาน

ยุคนี้สิ่งที่คอยสร้างสีสันในงาน Event มากที่สุดและถือว่าขาดไม่ได้เลยก็คือ PhotoBooth ซึ่งข้อดีก็คือแบรนด์สามารถ Tie in โลโก้แบรนด์เข้าไปในรูปภาพได้ด้วยนะ

12. มี QR code และแอปฯ ทำกิจกรรมในงาน

สิ่งที่จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับคนในงาน Event และช่วยให้งานดูล้ำสมัยขึ้นคือการมี QR Code และแอปพลิเคชันในการร่วมกิจกรรมแต่ละจุดในงาน ไม่ว่าจะลงทะเบียน เล่นเกมหรือรับของรางวัล ซึ่งทางแบรนด์ที่จัดก็จะสามารถเก็บข้อมูลของผู้ที่เข้ามาร่วมงาน Event ได้ด้วย เป็นประโยชน์มาก ๆ สำหรับการนำไปวิเคราะห์เพื่อจัดกิจกรรมต่อไปในอนาคต

13. ประเมินผลทุกครั้ง

หลังจบงานทุกคนอาจจะรู้สึกเหนื่อยล้า พร้อมกับความรู้สึกดีใจเมื่องาน Event จบลงไปได้ด้วยดี แต่อย่าลืมทำการประเมินผลทุกครั้ง เพื่อวัดผลว่าการจัดครั้งนี้ ประสบความสำเร็จและทำตามจุดประสงค์ได้มากน้อยแค่ไหน แล้วนำกลับมาพัฒนาในการจัดงาน Event ครั้งต่อไปในอนาคต

 

ที่ดิจิมัสเกตเทียส์ เราก็มีทีมงานที่รับจัดงาน Event  เหมือนกันนะ เรามีทีมที่เชี่ยวชาญและมากประสบการณ์ในการจัดงาน Event ทุกรูปแบบ

 

อ้างอิง    https://www.eventbrite.com/d/thailand–bangkok/events/