ไม่ว่าจะเป็นการจัดงานอีเวนท์ขนาดเล็ก หรืองานสัมมนาขนาดใหญ่ การวางแผน เป็นสิ่งสำคัญไม่คนทำอีเวนท์ไม่ควรมองข้าม ทุกงานต้องมีการวางแผนและดำเนินงานอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การกำหนดงบประมาณ ผู้เข้าร่วมงาน ไปจนถึงการโปรโมตงาน
ในการจัดงานอีเวนท์ มีองค์ประกอบหลายอย่างที่ต้องพิจารณาตั้งแต่เนิ่นๆ และคอยติดตามการทำงานเสมอ เพื่อให้กระบวนการจัดอีเวนท์เป็นไปได้ราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
อีเวนท์ คือ
อีเวนท์ (Event) หมายถึงการจัดกิจกรรมต่างๆ ที่มีวัตถุประสงค์แตกต่างกันไปตามผู้จัดกิจกรรมนั้นๆ โดยทั่วไปอีเวนท์จะครอบคลุมตั้งแต่งานสังสรรค์ รื่นเริง ชุมนุม งานประชุม งานสัมมนา งานแสดงสินค้า เปิดตัวสินค้า หรือการจัดประกวดแข่งขันต่างๆ เป็นต้น
Event Marketing คือ
ในมุมของการตลาด อีเวนท์เชิงการตลาด ถือเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งที่ช่วยสื่อสารเรื่องราวของแบรนด์ไปสู่กลุ่มเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ผ่านการจัดงานอีเวนท์เพื่อทำให้คนรู้จัก โน้มน้าวให้เกิดความชื่นชอบหรือซื้อสินค้า เช่น งานเปิดตัวสินค้า งานเปิดตัวพรีเซนเตอร์ หรือ Brand Ambassador เป็นต้น
ทำไมต้องจัดงานอีเวนท์
การจัดงานอีเวนท์ส่วนใหญ่มีจุดประสงค์เพื่อสร้างประสบการณ์ร่วมกันระหว่างแบรนด์กับกลุ่มเป้าหมาย เช่น การได้ลองใช้สินค้าภายในงาน ทำให้เกิดความประทับใจ ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจซื้อ และการบอกต่อนั่นเอง
ปัจจุบันการจัดงานอีเวนท์ไม่จำเป็นต้องใช้เงินก้อนใหญ่ การออกบูธ, Road Show หรือออนไลน์อีเวนท์ ช่วยประชาสัมพันธ์ธุรกิจได้อีกทางหนึ่ง และช่วยประหยัดงบการตลาดได้มากขึ้น
สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้องค์กร
ยุคนี้แค่สินค้าดี บริการเด่น ราคาถูกอาจไม่พอ แบรนด์ต้องสร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือให้ได้ หากเป็นการจัดงานอีเวนท์แบบออฟไลน์ ถือเป็นช่องทางการสื่อสารระหว่างแบรนด์กับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะแบรนด์สามารถให้ข้อมูลของสินค้า บริหาร หรือองค์กรได้อย่างละเอียด เช่น การจัดงานเปิดตัวสินค้า ซึ่งผู้มาร่วมงานจะได้ข้อมูลสินค้าไปเต็มๆ
นอกจากนี้ การจัดงานอีเวนท์ทำให้ผู้คนจดจำแบรนด์หรือองค์กรได้มากขึ้น หากมีการโปรโมทที่ดีอาจทำให้แบรนด์เข้าถึงลูกค้ากลุ่มใหม่ๆ และเป็นการสานสัมพันธ์อันดีระหว่างแบรนด์และลูกค้าอีกด้วย
ปัจจัยที่ไม่ควรมองข้ามในการจัดงานอีเวนท์
การจะจัดงานอีเวนท์สักงาน มีหลายแผนกที่ต้องมีส่วนร่วม ไม่ใช่หน้าที่รับผิดชอบของใครคนใดคนหนึ่ง นี่คือเหตุผลที่วางแผน และมีทีมที่พร้อมลงมือทำไปด้วยกัน
กำหนดจุดประสงค์และเป้าหมายของอีเวนท์
ขั้นตอนแรกของการจัดงานอีเวนท์คือ การกำหนดจุดประสงค์ของงาน เช่น ต้องการโปรโมตสินค้าให้เป็นที่รู้จักยิ่งขึ้น ต้องการขยายฐานลูกค้าไปสู่กลุ่มใหม่ๆ กระตุ้นยอดขาย หรือมีผู้มาร่วมงาน 200 คนขึ้นไป เพื่อให้ทีมงานมีเป้าหมายและทิศทางการทำงานเดียวกัน
การวางแผน
การวางแผนถือเป็นส่วนสำคัญในการจัดอีเวนท์ ซึ่งการวางแผนจะเป็นการนำเป้าหมายมาแจกแจงรายละเอียด และแบ่งงานกันไปในแต่ละทีม มีการกำหนดวันในการส่งงานอย่างชัดเจน โดยต้องมีแม่งานคอยดูแลการทำงาน ติดตามผล หรือปัญหาที่เกิดระหว่างการทำงานด้วย อาทิ การเลือกสถานที่ หรือกำหนดวันจัดงาน เพื่อที่จะจองสถานที่ได้ตั้งแต่เนิ่นๆ
กำหนดงบประมาณ
การมีงบประมาณที่แน่ชัด จะเป็นกรอบการทำงานที่ดี ช่วยให้แผนงานมีความชัดเจนในหลายๆ ด้าน ต้องมีการกำหนดงบทั้งหมดไว้ล่วงหน้า อัปเดตการใช้งบในแต่ละส่วนอย่างใกล้ชิด มีการจัดสรรงบอย่างชัดเจน เช่น สำหรับวิทยากร 10% งบสำหรับโปรโมตงาน 30% ค่าสถานที่และอาหารในงาน 40% และ 20% เป็นเงินสำรองฉุกเฉิน
วิธีประชาสัมพันธ์
ทุกคนที่จัดงานอีเวนท์ย่อมอยากให้มีคนมาร่วมงานเยอะๆ และงานได้รับการพูดถึงในวงกว้าง การส่งข่าว และเชิญสื่อมวลชนมาร่วมงานก็เป็นอีกหนึ่งวิธีพื้นฐานที่แบรนด์ไม่พลาด ทว่า ในช่วงก่อนถึงวันจริง ใช้ Social Media ให้เกิดประโยชน์ที่สุด ทั้งการโพสต์เรียกน้ำย่อย โพสต์เค้าท์ดาวน์ก่อนเริ่มงาน ในระหว่างงานอาจมีการไลฟ์สดไปด้วย และหลังจบงานมีโพสต์ประมวลภาพความประทับใจภายในงาน
รายชื่อผู้มาร่วมงาน และอินฟลูเอนเซอร์
อีกหนึ่งจุดที่ไม่อยากให้พลาดคือ การกำหนดรายชื่อแขกคนสำคัญ หรืออินฟลูเอนเซอร์ที่จะมาร่วมงาน การเชิญเหล่าคนดังหรือเซเลปจะช่วยให้งานอีเวนท์ถูกพูดถึงมากขึ้น
การจัดอีเวนท์ออนไลน์ (Online Event) ยังจำเป็นอยู่ไหม
เป็นทราบกันดีว่าการจัดอีเวนท์ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา มักจะมาในรูปแบบออนไลน์ เพราะในช่วง Social Distancing ที่ผู้คนไม่สามารถออกมาใช้ชีวิตนอกบ้านได้เหมือนเดิม การจัดอีเวนท์ออนไลน์จึงเป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์ที่สุด ทั้งในแง่ของการสร้างการรับรู้ การเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้ง่ายกว่าเดิม เช่น การทำ Online Event, สัมมนาออนไลน์, หรือ Live Streaming
นับตั้งแต่เกิดโรคระบาด ผู้คนทั่วโลกมีความกระตือรือร้นที่จะเข้าร่วมงานอีเวนท์มากขึ้น หากงานของคุณมีกิจกรรมที่น่าสนใจ และมอบประสบการณ์ที่ดีให้พวกเขา รับประกันได้ว่าจะมีผู้เข้าร่วมงานจำนวนและ และเกิดการบอกต่ออย่างรวดเร็ว ซึ่งในบทความต่อไปเราจะพูดถึงเรื่องไอเดียดีๆ ในการจัดอีเวนท์ให้ประสบความสำเร็จ
จริงๆ แล้วการจัดอีเวนท์ยังมีองค์ประกอบอื่นที่ต้องดูแลอีกมาก ทั้งกำหนดการภายในงาน พิธีกร อาหาร ระบบแสง สี เสียง ของที่ระลึกสำหรับผู้มาร่วมงาน หรือสปอนเซอร์ หากตอนนี้คุณมีแผนจัดงานอีเวนท์ และต้องการให้งานเป็นที่พูดถึง ปรึกษาเราได้ที่ LINE @digimusketeers
